KI am Telefon: Datenschutz und Pflichten

Dieser Text betrifft eingehende Anrufe in einem Handwerksbetrieb in Deutschland. Ausgehende Werbeanrufe und besonders sensible Bereiche brauchen eine eigene Prüfung. Er ist eine Orientierung mit Stand September 2026 und keine Rechtsberatung. Eine fachkundige Person sollte ihn gegen deinen konkreten Ablauf lesen, bevor du dich darauf verlässt.

Müssen Anrufer erkennen, dass eine KI spricht?

Artikel 50 der KI-Verordnung sieht Transparenzpflichten für KI-Systeme vor, die direkt mit Menschen interagieren. Diese Pflichten gelten seit dem 2. August 2026. Sie richten sich an die Anbieter der Systeme. Als Betrieb, der ein solches System einsetzt, solltest du mit dem Anbieter sicherstellen, dass der Hinweis in deinem tatsächlichen Gespräch ankommt. Darauf, dass eine menschenähnliche Telefonstimme „offensichtlich“ eine KI ist, solltest du dich nicht verlassen. Quelle: KI-Verordnung (EU) 2024/1689 bei EUR-Lex.

Eine verständliche Ansage lautet zum Beispiel: „Guten Tag, Sie sprechen mit dem KI-Telefonassistenten unseres Betriebs.“ Das Wort „Assistent“ allein ist weniger eindeutig. Die Ansage ersetzt keine Datenschutzinformation.

Welche Kundendaten verarbeitet werden

Name, Telefonnummer und Anliegen sind personenbezogene Daten. Dafür brauchst du einen festgelegten Zweck und eine passende Rechtsgrundlage aus Artikel 6 DSGVO. Welche Grundlage greift, hängt vom Vorgang ab. Eine Einwilligung ist nicht automatisch für jede Anfrage nötig. Ein Anruf, mit dem jemand einen Auftrag anbahnen will, kann eine andere Grundlage haben als eine Aufzeichnung zur Qualitätskontrolle.

Erfass nur Angaben, die du für die Bearbeitung brauchst. Informier die Betroffenen in angemessener Weise. Leg fest, wer zugreift und wie lange gespeichert wird. Für Dienstleister klärst du die Rollen und, wo nötig, eine Auftragsverarbeitung nach Artikel 28. Dazu gehören auch weitere Unternehmen in der Kette und eine mögliche Übermittlung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Ein Serverstandort in der EU beantwortet diese Fragen nicht allein. Maßgeblich sind insbesondere die Artikel 5, 6, 13, 28, 32 und 44 ff. DSGVO. Quelle: DSGVO bei EUR-Lex.

Darf das Gespräch aufgenommen werden?

Eine Gesprächsnotiz, eine Transkription und eine gespeicherte Tonaufnahme sind verschiedene Vorgänge. Entscheidend ist, was verarbeitet und gespeichert wird, nicht nur, was du später in einer Zusammenfassung siehst.

Das unbefugte Aufnehmen des nichtöffentlich gesprochenen Worts kann nach § 201 StGB strafbar sein. Die interne Entscheidung „wir nehmen auf“ reicht nicht. Vor einer Aufnahme müssen die Befugnis und die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen geklärt sein. Eine vorherige wirksame Einwilligung der Beteiligten spielt dabei regelmäßig eine entscheidende Rolle. Ein Hinweis allein ist keine Einwilligung. Quelle: § 201 StGB.

Wie Meistertelefon diese Punkte umsetzt, steht auf der Seite Datenschutz und Sicherheit. Hinweis zu Gesprächsbeginn, Aufnahme und Löschfristen legen wir in der Einrichtung gemeinsam mit dir fest.