KI-Telefonassistent einrichten: die Checkliste
Kurz gesagt:
Für die Einrichtung brauchst du klare Angaben zu Leistungen, zu den Informationen im Gespräch und dazu, wann ein Mensch übernimmt. Dazu kommen die Rufnummer, die Zeiten und, wenn gebucht werden soll, die Terminregeln. Das bereitest du vor, um den Rest kümmern wir uns.
Welche Pakete es gibt und was darin enthalten ist, steht auf der Seite Einrichtung.
1. Betrieb und Einsatzgebiet
Notier den Betriebsnamen, dein Gewerk, deine Leistungen und das Gebiet. Schreib auch auf, welche Anfragen du nicht annimmst. Ein Betrieb, der abends nur Bestandskunden im Notdienst betreut, braucht eine andere Ansage als ein Betrieb mit offenem Bereitschaftsdienst.
Ergänz häufige Fragen und die Antworten, die so verwendet werden dürfen. Preise, Lieferzeiten und Leistungszusagen, die noch nicht feststehen, gehören nicht als Tatsachen in den Leitfaden.
2. Rufnummer und Zeiten
Leg fest, welche Nummer umgeleitet wird und wann der Assistent übernimmt: bei jedem Anruf, wenn besetzt ist, nach einigen Sekunden Klingeln oder nur außerhalb der Bürozeiten. Deine Kunden wählen weiter die gewohnte Nummer. Die Umleitung richten wir bei der Einrichtung gemeinsam mit dir ein, und du kannst sie jederzeit wieder zurücknehmen.
3. Was in der Gesprächsnotiz steht
Eine typische Anfrage braucht Name, bestätigte Rückrufnummer, Anliegen und, wenn jemand vor Ort kommen soll, den Einsatzort. Ergänz nur, was du wirklich brauchst. Leg fest, wohin die Zusammenfassung geht und wer sie bearbeitet. Ein volles Postfach ersetzt keine zuständige Person. Die Fragen im Einzelnen stehen in der Checkliste für Kundenanfragen.
4. Termine und Weiterleitung begrenzen
Soll gebucht werden, müssen Terminart, Dauer, Puffer und die zuständigen Personen feststehen. Ohne verlässlichen Kalender wird ein Wunsch aufgenommen und von dir bestätigt. Für Weiterleitungen brauchst du eine erreichbare Zielperson und einen Ablauf, wenn niemand abnimmt. Stichworte wie „Wasserrohrbruch“ helfen, Notfälle zu erkennen. Anliegen, die unklar sind, aber dringend sein könnten, gehen zusätzlich an einen Menschen. Mehr dazu im Artikel Grenzen eines KI-Telefonassistenten.
5. Vor dem Start testen
Teste eine normale Anfrage, eine unklare Beschreibung, einen Terminwunsch und den Wunsch nach einem Menschen. Prüfe auch, was passiert, wenn die Weiterleitung niemanden erreicht oder der Kalender nicht antwortet. Stimmt danach Nummer, Adresse und Anliegen? Wurde ein Termin nur zugesagt, wenn er gebucht wurde? Was fehlt, wird angepasst und noch einmal getestet.
Die Checkliste auf einen Blick
